Dokumentation

Digitales QM-System

Digitales QM-System

Verpasste Chancen und übersehene Risiken

Ein digitales QM-System kann auch neue Herausforderungen mit sich bringen: „Es tut mir leid liebes Zertifizierungsauditteam, aber ich kann Ihnen aktuell keine Dokumente zeigen. Unser Server wurde vom Lock-Key-Virus verschlüsselt. Ein Kollege hat letzte Woche den Anhang einer infizierten Fake-Mail geöffnet.“ Dieses Horror-Szenario ist einem meiner Kunden tatsächlich passiert und kein Einzelfall.

Während eines anderen Audits ist die IT-Abteilung auf die Idee gekommen, am Tag des Zertifizierungsaudits die Server zu warten. Hierdurch war der Zugriff auf das integrierte Managementsystem im SharePoint für einige Stunden nicht möglich.

War früher doch alles besser? Geduldige Papierordner sammelten sich im Büro der Managementbeauftragten. Eine feinsäuberliche Unterschrift konnte beweisen, dass die Geschäftsführung das gute alte QM-Handbuch freigegeben hat. Und Zertifizierungsauditor*innen konnten in Ruhe in der Dokumentation schmökern.

Ja, die EDV birgt gewisse Risiken. Werden diese jedoch ordentlich bewertet und vorbeugende Maßnahmen umgesetzt, überwiegen die zahlreichen Vorteile der digitalen QM-Systeme. Eine angemessene Backupstrategie, der Zugangsschutz und Notfalllösungen für Ausfallszenarien sollten selbstverständlich sein.

Die eigentliche Scheu vor digitalen Lösungen, welche sich nicht nur im Kontext von Managementsystemen wiederfinden, hat wenig mit den oben genannten Extremfällen zu tun. Hier eine Auswahl von „Gründen“, welche die Digitalisierung ernsthaft ausbremsen:

SharePoint Checkliste

SharePoint Checkliste

Viele meiner Kunden setzen den SharePoint von Microsoft ein, um z.B. Dokumente und Maßnahmen für das Managementsystem in einer kollaborativen Umgebung zu verwalten. Insbesondere die Möglichkeit zur Vergabe von Metadaten je Dokument oder Maßnahme bietet unbezahlbare Vorteile gegenüber herkömmlichen Ordnerstrukturen. Darüber hinaus punktet der SharePoint mit der Revisionierung und Archivierung, sowie einem überschaubaren Rechtemanagement.

Wenn sich Unternehmen für die Einführung des SharePoints entschieden haben, ist oft die hausinterne IT gefragt, die notwendigen Installationen zu tätigen und entsprechende Zugangsdaten bereitzustellen. Da es in der Vergangenheit immer wieder zu kleinen Problemen kam, welche die Arbeit vor Ort erschwerten, habe ich eine Checkliste erstellt, die ich hier zum Download anbiete:

Download “SharePoint Checkliste” SharePoint-Checkliste.pdf – 345-mal heruntergeladen – 101 kB

Auf der Vorderseite sind einige Grundüberlegungen und Informationen zusammengefasst und auf der Rückseite befindet sich die Checkliste für Ihre IT-Abteilung.

Sollten Sie Interesse an der Überführung Ihres Managementsystemdokumentation in eine zukunftsfähige Umgebung zu überführen und als integriertes Managementsystem (IMS) den Microsoft SharePoint zu nutzen, sprechen Sie mich gerne an. Ich habe inzwischen einige Systeme im SharePoint aufgebaut und verfüge über wertvolle Erfahrungen. Hierbei geht es nicht nur um die SharePoint Technik, sondern insbesondere darum, was von Mitarbeiter*innen angenommen wird.

QM-Dokumentation

ISO 9001:2015

Viele QM-Dokumente wirken auf Leser abschreckend. Schade eigentlich, da die Leser (die Mitarbeiter und nicht die Auditoren!) schließlich danach oder damit arbeiten sollen. Dieser Podcast zeigt typische Defizite auf und es gibt einen Tipp bzw. eine Idee zur Darstellung von Prozessen in Tabellenform.

Viel Spaß beim Hören der Episode 3 des QM-Podcasts.

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