Remote-Audits

Remote-Audits

Ein Erfahrungsbericht

„Was hat in Ihrem Unternehmen der Digitalisierung den Schub gegeben?“ – „Corona!“

Regelungen zu Remote-Audits

Die Möglichkeit, Audits aus der Ferne durchzuführen, ist bereits seit Jahren in den Statuten des Internationalen Akkreditierungsforums (IAF) verankert. Im „informativen Dokument“ IAF ID3:2011 werden im Abschnitt 2.1 „Außergewöhnliches Ereignis oder Umstände“ aufgelistet: Krieg, Streik, Aufruhr, politische Instabilität, geopolitische Spannungen, Terrorismus, Kriminalität, Pandemien, Überschwemmung, Erdbeben, böswilliges Hacken von Computern, andere Naturkatastrophen oder von Menschen verursachte Katastrophen. Diese Situationen eröffnen die Möglichkeit einer Terminverschiebung über das Due-Date (Zertifikatsgültigkeitsdatum) hinaus oder die Durchführung als Remote-Audit.

Um Terminverschiebungen oder Remote-Audits durchführen zu können, müssen Konformitätsbewertungsstellen (Zertifizierungsgesellschaften) einen Prozess ausarbeiten, in dem die Risiken zum Zertifizierungsvorgang bewertet werden. Dies für einzelne Kunden umzusetzen, ist mit reichlich Aufwand verbunden. Durch die globalen Auswirkungen der Corona Pandemie lohnt sich der Aufwand wiederum, auch wenn jedes Zertifizierungsprojekt individuell bewertet werden muss.

Völlig unabhängig von außergewöhnlichen Ereignissen sind im „informativen Dokument“ IAF ID12:2015 Prinzipien für Fernbegutachtungen festgelegt. Mir ist leider nicht bekannt, ob es vor dem Jahr 2015 ein entsprechendes Dokument gab. Jedenfalls sieht das IAF seit mindestens 6 Jahren die Möglichkeit von Remote-Audits vor. Es wird recht genau definiert, unter welchen Umständen Audits aus der Ferne durchgeführt dürfen und wann nicht.

Richtig rund wird das Bild erst, wenn man das „verbindliche Dokument“ IAF MD 5 hinzuzieht, in der die Rahmen zur Ermittlung von Auditzeiten definiert sind. Für die Praxis der meisten Unternehmen ergeben sich für den Zeitraum der notwendigen Kontaktbeschränkungen durch Corona folgende Möglichkeiten:

Bei Erst- oder Re-Zertifizierungsaudits kann ein großer Anteil aus der Ferne auditiert werden, jedoch müssen mindestens 30% der ermittelten Auditzeit vor Ort stattfinden. Sollte dies nicht machbar sein, besteht die Möglichkeit den Vor-Ort-Anteil zeitlich um 6 Monate zu verschieben. Das Unternehmen erhält dann ein Zertifikat mit einer entsprechend verkürzten Laufzeit. Überwachungsaudits hingegen können zu 100% remote durchgeführt werden. Ich weise darauf hin, dass dies für Organisationen mit erhöhtem Risiko im Rahmen der Prozessrisikobetrachtung durch die Zertifizierungsstelle anders aussehen kann.

Erfahrungswerte mit Remote-Audits

Ich durfte schon im ersten Quartal 2020 praktische Erfahrungen mit Remote-Audits sammeln. Meine Erkenntnisse basieren auf Audits mit vier verschiedenen Auditor*innen zu den Standards ISO 9001 und ISO 14001, sowie Rückmeldungen im Erfahrungsaustausch.

Wenn die Technik funktioniert, dann laufen Remote-Audits einwandfrei. Tatsächlich konnte ich keine Unterschiede in der Qualität der Zertifizierungsaudits feststellen. Die Technik lässt sich im Vorfeld hinreichend testen. Durch Standards wie MS-Team, Zoom, Skype oder WhatsApp-Videochat sind die technischen Hürden recht gering. Zudem sind inzwischen viele Mitarbeitende zwangsläufig fit im Umgang mit diversen Videokonferenztools.

Tatsächlich sind die größten Hürden

  1. schlechte Internetanbindungen,
  2. mangelhafte Mikrofone und
  3. Sicherheitsbeschränkungen durch die IT.

Schlechte Internetanbindungen

In einer Ansprache von Bundeskanzlerin Angela Merkel zur CeBIT im Jahr 2009 wurde das Breitband für jeden Haushalt versprochen (https://youtu.be/KljB8LIyglQ). 12 Jahre später ist das nicht einmal in Industriegebieten flächendeckend gelungen. Teils habe ich bei Kunden via Tethering mit G4 einen besseren Internetempfang als das Unternehmen über Kabel. Deutschland hängt dem Stand der Technik erschreckend hinterher. In Unternehmen können wiederum WLAN-Anbindungen an schwer erreichbaren Orten zu Problemen führen.

Mangelhafte Mikrofone

Es ist extrem anstrengend, über einen längeren Zeitraum dem knarzendem Sound schlechter Laptopmikrofone zu lauschen. Dabei gibt es bereits ab 40,- € USB-Headsets und USB-Tischmikrofone, die das Problem hinreichend lösen. Es müssen keine Highendgeräte sein, mit denen Musiker*innen Audiofiles produzieren.

Sicherheitsbeschränkungen durch die IT

Schwierig wird es, wenn Mitarbeitende keine USB-Mikrofone an den USB-Port anschließen dürfen oder sich die Treiber nicht installieren lassen. Zudem laufen viele Videokonferenztools in lokal installierten Applikationen stabiler als im Browser. Wenn die IT-Abteilung hierzu keinen Support liefert (ja, das gibt es), dann wird es schwierig. In einem Audit war der QM-Beauftragte mit zwei Rechnern im Zoom-Meeting angemeldet. Über seinen privaten Rechner liefen Video und Audiosignale und über den mediauntauglichen Arbeitsrechner konnte er Dokumente teilen (Screen-Sharing).

Wie bei vielen Videokonferenzen und Schulungen über Videotools, werden auch bei Remote-Audits angemessene Pausenzeiten schnell vergessen. Das sollte man einfach ansprechen und um 15 Minuten Pause bitten. Erfahrungsgemäß ist die Erlösung auf allen Seiten groß.

Das Bildschirmteilen ist bei Remote-Audits die wichtigste Funktion. Je nach eingesetzter Software, kann die Steuerung der Maus an die Auditor*innen übertragen werden. So können diese Dokumente eigenständig durchscrollen oder sogar das Managementsystem im Intranet durchsurfen.

Beim Bildschirmteilen fällt auf, dass Auditor*innen die Inhalte von dokumentierten Informationen genauer lesen. Das mag daran liegen, dass Auditor*innen weniger Ablenkung erfahren. Da es im eigenen Büro / Homeoffice wenig zu betrachten gibt, schaut man genauer in die Dokumentation. Das empfinde ich weder als Vorteil noch als Nachteil.

Homeoffice-Ablenkungen in Form von Katzen auf Tastaturen, bellenden Hunden, quengelnden Kindern und klingelnden Paketdiensten bringen eher Menschlichkeit ins Audit, als dass sie wirklich stören würden. Ein wenig Menschlichkeit und Nachsicht kann dieser Tage nicht schaden.

Probleme bei Remote-Audits

Kritik

Leider gibt es Zertifizierungsauditor*innen und sogar ganze Zertifizierungsgesellschaften, die dem Thema Remote-Audits kritisch bis ablehnend gegenüberstehen. Das ist mir angesichts der aktuellen Lage unbegreiflich. Ich habe Verständnis, dass sich manche mit der Technik schwer tun, da helfen jedoch Training und das Sammeln von Erfahrungen.

Auch die Angst, dass man als Auditor*in nicht gründlich genug auditieren könne, kann ich nicht teilen. Wir reden hier wahrscheinlich von nur einem oder maximal zwei Audits, die ausnahmsweise nicht vor Ort stattfinden. Danach ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Audits wieder überwiegend vor Ort stattfinden werden. Welches Interesse sollten Unternehmen haben, ihr QM-System in diesen ein bis zwei Jahren zu vernachlässigen? Das zeugt von großem Misstrauen und einem negativen Menschenbild.

Fazit

Ich kann es nur begrüßen, wenn Unternehmen und Zertifizierungsgesellschaften Ihren Beitrag zur Kontaktreduzierung leisten. Wenn die Technik funktioniert, entstehen faktisch keine nennenswerten Nachteile. Im Gegenteil, wir sparen sogar Reiseaktivitäten und verbessern die CO2-Bilanz. Ich habe noch nie verstanden, warum Umweltauditor*innen für einen Audittag 500 km im Auto zurücklegen oder sogar zum Kunden fliegen.

Ich würde es begrüßen, wenn die erprobte Technik auch nach bewältigter Corona-Pandemie weiterhin genutzt würde. Auch ohne besondere Ereignisse dürfen Auditzeiten bis zu einem gewissen Grad aus der Ferne durchgeführt werden. Insbesondere bei z.B. 2,4 kalkulierten Audittagen ließe sich der dritte Tag bequem als Remote-Audit durchführen.

Seien Sie offen für die Durchführung von Remote-Audits und bleiben Sie vor allen Dingen gesund!


Hören Sie hierzu auch meine Podcast-Episode: Zertifizierungsaudits trotz Corona

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