Leitung

Verantwortung der Leitung enthält Artikeln, die Führungskräfte, QMBs- und Geschäftsführungen interessieren könnten.

Wieso ISO? – Mein Buch ist fertig

Wieso ISO

Wieso ISO?

Über Sinn und Unsinn bei Zertifizierungen
nach ISO 9001 und co.

Ich freue mich, dass ich mein Buch noch in diesem Jahr fertigstellen konnte. Ab sofort kann es bei Amazon.de für 15,90 € erworben werden.

Was erwartet die Leserinnen und Leser?

„Wieso ISO?“ ist keine weitere Anleitung zur Einführung eines QM-Systems auf Basis der ISO 9001:2015. Vielmehr wird reflektiert, warum in vielen Organisationen das Qualitätsmanagement einen schweren Stand hat und selbstverständlich enthält es zahlreiche Anregung zur Verbesserung der Wirksamkeit von Managementsystemen.

Viele Beispiele runden das Leseerlebnis ab. Negativbeispiele sollen die Unsinnigkeit vor Augen führen und Positivbeispiele sollen Anregungen zur Verbesserung geben. Zudem habe ich mich bemüht, einen lockeren Sprachstil zu verwenden (Lesbarkeit und Spaß stehen über dem wissenschaftlichen Anspruch).

Buchrückentext

Jahr für Jahr finden in Deutschland pro Arbeitstag über 200 Zertifizierungsaudits statt. Im Vorfeld wird in den Unternehmen aufgeräumt. Dokumente werden hektisch auf Vordermann gebracht. Am Tag des Audits herrscht Unsicherheit. Bloß nichts Falsches sagen oder zeigen. Am letzten Audittag lauscht die Führungsriege gebannt dem Abschlussgespräch. Endlich fällt der entscheidende Satz: „Wir werden die Zertifikatserteilung empfehlen.“

Hurra, es ist geschafft! Wieder ein Jahr Ruhe vor der ISO 9001.

Paralleluniversum zum QM-System entdeckt

Paralleluniversum

Was nach Science-Fiction klingt, ist bei zertifizierten Managementsystemen an der Tagesordnung. Mitarbeiter kommen täglich in die Organisation und erledigen, was erledigt werden muss. Dieses System nennen wir das Reale-Arbeits-System, kurz RA-System.

Parallel dazu existieren in einem QM-Dokumentationskomplex Verfahren und Anweisungen, nach denen diese Mitarbeiter agieren sollten, kurz QM-System. Darüber hinaus enthält dieses QM-System Beschreibungen von Kennzahlen und Analysemethoden.

Um zu prüfen, wie weit sich das QM-System vom RA-System entfernt hat, werden oftmals die sogenannten Prozessverantwortlichen (ein Begriff aus dem QM-System; im RA-System nennen sie sich Abteilungsleiter) jährlich aufgefordert, die Verfahren und Anweisungen auf Aktualität zu prüfen. Die Aufforderung kommt aus dem Paralleluniversum von einem QMB (= Quälgeist muss betteln), weshalb sie im RA-System kaum wahrgenommen wird. Die Kommunikation zwischen den beiden Systemen erfolgt scheinbar durch ein schwarzes Loch, durch dessen dichte Masse relevante Informationen zerquetscht werden und niemals den Empfänger erreichen.

Ein ganzes Jahr lang können diese beiden Systeme in friedlicher Koexistenz tun und lassen, was der Chef vom RA-System will. Doch regelmäßig tritt das Naturphänomen des Zertifizierungsaudits auf. Hierbei werden von externen Auditoren (Wesen aus weit entfernten Welten) im RA-System Fragen zum QM-System gestellt. Das führt oft dazu, dass anstelle der befragten Abteilungsleitung der QMB (= Qualitäter murmelt Bedeutsames) für die korrekte Beantwortung einspringt. Das mag ein Grund dafür sein, dass die Normschreiber des technischen Komitees TC176 (ein ISO-lierter Planet am Rande aller Systeme) keine QMBs (= Quatscht meist Blödsinn) mehr als Herrscher des QM-Systems fordern.

Trockener Mist? Keineswegs!

Ist ISO 9001 nur trockener Mist?

ISO 9001 mit Begeisterung

Wenn ich mich im Privatleben als Berater und Trainer für Qualitätsmanagement oute, ernte ich selten Begeisterung. Typische Reaktionen sind: „ISO 9000? Den Mist machen wir bei uns auch, glaube ich“ oder „das ist aber ein trockenes Thema“. Ich möchte deshalb ein wenig für (Qualitäts-) Managementsysteme nach ISO 9001 zu werben.

In jeder Organisation (zertifiziert oder nicht) gibt es Regeln, die das Management aufstellt. Hinzu kommen Absprachen (weitere Regeln), über die sich Kolleginnen und Kollegen verständigen. Diese Regeln können dokumentiert sein (zum Beispiel durch Aushänge und Rundmails) oder nicht. Um die nicht dokumentierten Regeln ranken sich oft Mythen: „Das müssen wir so machen, denn ein Mitarbeiter wurde fristlos entlassen, als der alte Inhaber es mal anders gesehen hatte.“

Durch Regeln wird versucht, das System einer Organisation zu beherrschen. In einem System wollen Personen oder Abteilungen ein gemeinsames Ziel erreichen. Durch Wechselwirkungen im System (Schnittstellen, unterschiedliche Meinungen, Anzahl der Entscheidungen, Abhängigkeiten, Missverständnisse, …) entstehen Reibungsverluste und gegebenenfalls Qualitätsprobleme.

Risikobasierter Ansatz im Zertifizierungsaudit

Risikobasiertes Denken vs Risikomanagement

„Welchen Revisionsstand hat Ihr Organigramm?“ ist keine seltene Einstiegsfrage von Zertifizierungsauditoren. Wenn eine Organisation ein Organigramm hat, dann zeigt man es halt und der Zertifizierungsauditor macht sich eine Notiz. Kritischer wird es, wenn Organisationen kein Organigramm haben und Zertifizierungsauditoren dennoch danach verlangen. Das entbehrt jeder Grundlage! Die ISO 9001 fordert keine Darstellung der Aufbauorganisation. Gemäß ISO 9001 müssen die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen festgelegt und gelebt werden. Hierzu benötigt man nicht zwangsläufig ein Organigramm.

Zurück zur Sinnhaftigkeit

Sinnhaftigkeit

Wenn ich mich im Privatleben als Berater und Trainer für Qualitätsmanagement oute, ernte ich selten Begeisterung. Häufiger höre ich Reaktionen wie „ISO 9000? Den Mist machen die bei uns auch, glaube ich“ oder „Das ist aber ein trockenes Thema“.

Aus meiner Erfahrung kann ich beide Reaktionen nachvollziehen. Gleichzeitig weiß ich auf Grund der Äußerungen, dass in diesen Organisationen kein sinnvolles QM-System eingeführt wurde.

Daher möchte ich diesen Beitrag nutzen, um grundsätzlich zu erklären, was ein (Qualitäts-) Managementsystem ist, worin der Sinn besteht und was das Ganze mit der ISO 9001 zu tun hat.

Reicht das so für die ISO 9001?

Reicht das so für die ISO 9001?
ISO 9001 Angstfrage

Immer wieder werde ich von Kunden gefragt: „Reicht das so für die ISO 9001?“. Abgewandelte Formen dieser Frage sind zum Beispiel:

  1. Ist das Formular zur Bewertung von Schulungen so gut genug?
  2. Reicht unsere Bewertung der Lieferanten so aus?
  3. Sind unsere internen Auditberichte ausführlich genug?
  4. Ist es OK, wenn wir die Kennzahlen als Balkendiagramm darstellen?

Meine Gegenfragen als Berater könnten wie folgt ausfallen:

  1. Liefert Ihnen das Bewertungsformular wertvolle Informationen?
  2. Bringt Ihnen Ihre aktuelle Lieferantenbewertung hilfreiche Erkenntnisse?
  3. Können die Empfänger etwas mit den Auditberichten anfangen?
  4. Hilft die grafische Aufbereitung der Kennzahlen beim Verständnis?

Lautet die Antwort daraufhin „NEIN“, dann wurden scheinbar die falschen Methoden angewendet, um den Normanforderungen gerecht zu werden.

ISO 9001 lesen – Warum nicht?

ISO 9001 lesen

Worum sollten Sie die Norm ISO 9001 lesen? Nun ja, zum Beispiel habe ich schon den Satz gehört oder gelesen, dass die ISO 9001:2015 ein Risikomanagement fordern würde. Dabei taucht das Wort „Riskmanagement“ lediglich im Anhang der Norm auf. Dort wird darauf hingewiesen, dass die ISO 9001:2015 KEIN Risikomanagement fordert.

Wer der Norm gelesen hat, weiß das. Wer noch interessierter ist, dann zusätzlich Beiträge vom TC 176 (von diesem technischen Komitee wird die Norm geschrieben) durchstöbern. Diese sind öffentlich auf ISO.org in englischer Sprache frei verfügbar.

Das einige Berater*innen und Zertifizierungsauditor*innen die Norm anscheinend nicht lesen, kann man an manchen „Empfehlungen“ zum Nicht-Norm-Thema „Risikomanagement“ erkennen.

Der QMB ist tot – es lebe der QMB

Der QMB ist tot, es lebe der QMB
Der Panikwahnsinn um die ISO 9001:2015

Ich habe von QMBs gehört, dass diese durch die neue ISO 9001:2015 um ihren Job fürchten. Warum diese Furcht unbegründet ist, lesen Sie hier:

Es ist korrekt, dass die geplante ISO 9001:2015 nicht mehr explizit einen „Beauftragten der obersten Leitung“ fordert. Stattdessen wird gefordert, dass „die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zugewiesen und innerhalb der Organisation bekannt gemacht und verstanden werden“.

Zusätzlich zu dieser allgemeinen Forderung werden 5 Themen genannt, zu denen nach ISO 9001:2015 konkrete Verantwortungen und Befugnisse zu regeln sind, um sicherzustellen,

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