Dokumentation

Aufbau und Dokumentation von QM-Systemen

Was nicht dokumentiert ist …

… kann dennoch auditiert werden.

Im Namen der ISO 9001 wurde seit Anfang der 90er Jahre viel Papier vernichtet bzw. Datenmüll generiert. Dafür gibt es mehrere Ursachen:

  • Berater*innen haben ihren Kunden Musterhandbücher verkauft und glaubten damit ein Managementsystem etabliert zu haben.
  • Die Norm wurde falsch gelesen: Wenn nach ISO 9001 etwas festzulegen oder zu bestimmen ist, dann muss das nicht zwangsläufig in dokumentierter Form erfolgen.
  • Einige Zertifizierungsauditor*innen behaupten, dass sie nur etwas auditieren können, was auch dokumentiert sei.

In Gesprächen mit Mitarbeiter*innen bei meinen Kunden höre ich immer wieder, dass Dinge teilweise nur dokumentiert werden, weil ein Berater oder Zertifizierungsauditor das so verlangt hat. Ich rege mich insbesondere dann auf, wenn es dafür an jeglicher Grundlage fehlt.

Reicht das so für die ISO 9001?

Reicht das so für die ISO 9001?
ISO 9001 Angstfrage

Immer wieder werde ich von Kunden gefragt: „Reicht das so für die ISO 9001?“. Abgewandelte Formen dieser Frage sind zum Beispiel:

  1. Ist das Formular zur Bewertung von Schulungen so gut genug?
  2. Reicht unsere Bewertung der Lieferanten so aus?
  3. Sind unsere internen Auditberichte ausführlich genug?
  4. Ist es OK, wenn wir die Kennzahlen als Balkendiagramm darstellen?

Meine Gegenfragen als Berater könnten wie folgt ausfallen:

  1. Liefert Ihnen das Bewertungsformular wertvolle Informationen?
  2. Bringt Ihnen Ihre aktuelle Lieferantenbewertung hilfreiche Erkenntnisse?
  3. Können die Empfänger etwas mit den Auditberichten anfangen?
  4. Hilft die grafische Aufbereitung der Kennzahlen beim Verständnis?

Lautet die Antwort daraufhin „NEIN“, dann wurden scheinbar die falschen Methoden angewendet, um den Normanforderungen gerecht zu werden.

23.09 – Veröffentlichung der ISO 9001:2015

ISO 9001:2015Der 23. September 2015 ist der offizielle Geburtstag der neuen ISO 9001:2015. Allerdings wurde die Norm bisher nur auf Englisch veröffentlicht, die deutsche Fassung lässt noch auf sich warten. Der Beuth-Verlag gibt als Termin lediglich „Oktober 2015“ an.

Hier ein paar interessante Statistiken zur Norm:

In den Abschnitten 4 bis 10 enthält die deutsche Fassung 5.686 Wörter, von denen 1.652 aus der HLS vorgegeben sind. Mit 29,1% ist das knapp ein Drittel des Normtextes. …

ISOliert 4711 – Spaß mit HLS

Norm nach HLS
ISOliert 4711

1. Anwendungsbereich

Wenn Sie in Ihrer Organisation zu wenig zu Lachen haben, ist die ISOliert Spaß 4711 das perfekte Managementsystem für Sie nach HLS.

2. Grundsätze des Spaßmanagementsystems

Lachen ist gesund.

3. Begriffe

HLS – High Level Structure
Hier gibt das Management Board (MB) nicht nur die Struktur für kommende ISO-Managementsystemnormen vor, sondern auch reichlich viel Text. Ab Kapitel 4 finden Sie ausschließlich den Vorgabetext, der in allen Managementsystemnormen (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, …) zu finden sein wird.

Spaß
ist wenn man trotzdem lacht. …

Video Blog – Risiken nach ISO 9001:2015

Ich freue mich, dass ich nun meinen ersten Video Blog Eintrag präsentieren darf:

Thema: ISO 9001:2015 – Maßnahmen zu Chancen und Risiken

ISO 9001:2015 – Was ist neu?

HLS Struktur

Kurze Zusammenfassung der Neuerungen der geplanten ISO 9001:2015 gegenüber der bisherigen ISO 9001:2008:

Die Struktur der Norm wurde an die Grundstruktur für Managementsystem-Normen („High Level Structure„) angepasst.

Neu sind in diesem Zusammenhang vor allem die folgenden Punkte:

  • Ein neuer Abschnitt zur Bestimmung des „Kontext der Organisation“.
  • Der „risikobasierte Ansatz“ wurde hervorgehoben.
  • Der Sammelbegriff „dokumentierte Information“ ersetzt die bisher bekannten „dokumentierten Verfahren“ und „Aufzeichnungen“.
  • Ein „Qualitätsmanagementhandbuch“ wird nicht mehr gefordert.

QM-Handbuch … für wen?

QM-Handbuch

Für erstaunlich viele Mitarbeiter von zertifizierten Organisationen ist das QM-Handbuch ein Buch mit sieben Siegeln.

Schaut man sich manche Handbücher genauer an, lässt sich sehr schnell nachvollziehen, warum sich die Mitarbeiter nur ungern mit der Dokumentation zum Managementsystem befassen.

Der interessierte Leser stößt oftmals auf

  • wenig intuitive Strukturen (wo finde ich was?),
  • komplex verschachtelte Formulierungen (um allen Eventualitäten und Anforderungen gerecht zu werden),
  • Fachbegriffe, die nicht dem „normalen“ Sprachgebrauch entsprechen (z.B. „Lenkung von Aufzeichnungen“)
  • und Dokumente, die optisch abschrecken.

Bevor ich auf die genannten Punkten genauer eingehe, sollte ein Frage eindeutig beantwortet werden: Für wen schreiben wir ein QM-Handbuch?

Warum Excel?

Der QMB (Querulant mit Befugnis) hat oftmals folgende Probleme zu lösen:

  • Ermittlung des Qualifizierungsbedarfs, Ableitung erforderlicher Qualifizierungsmaßnamen und Bewertung der Wirksamkeit.
  • Verfolgung von Maßnahmen aus Audits (Intern, Kunde, Zertifizierung)
  • Erfassung und Bewertung von Reklamationen und interner Fehlermeldungen, um Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen abzuleiten und diese wiederum zu verfolgen (inkl. Bewertung der Wirksamkeit).
  • Verwaltung von Messmitteln oder wartungspflichtiger Einrichtungen.
  • Analyse sonstiger Daten (Lieferantenbewertung, Kundenzufriedenheitsermittlung, Mitarbeiterbefragung, …).
  • Risikobewertung von Produkten und / oder Prozessen (FMEA).

Als Hilfsmittel zur Erfassung und Verfolgung dieser Themen wird sehr oft Microsoft Excel eingesetzt. Warum?

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