Das A bis Z des Qualitätsmanagements mit Stephan Joseph

Das A bis Z des Qualitätsmanagements – 26 QM-Impulse

Über LinkedIn, Xing, Facebook und Instagram erscheint jede Woche ein neuer Buchstabe zum A bis Z des Qualitätsmanagements. Sobald diese online sind, werden sie auch in diesem Beitrag ergänzt.

Das A bis Z des Qualitätsmanagements A = Arbeitsanweisung

22.03.2021 – Der Anfang ist gemacht. Meine erste Assoziation war das Wort Arbeitsanweisung. Alternativ dachte ich an Archivierung oder Audit.

Tatsächlich sind Arbeitsanweisungen eine sinnvolle Sache. Ich habe mir sogar Arbeitsanweisungen für mich selbst erstellt. Hierfür verwende ich Microsoft OneNote. Hier notiere ich mir hilfreiche Anleitungen für Dinge, die ich nur selten durchführe. Das spart mir eine Menge Zeit.

Da die ISO 9001 kein Medium oder Format vorgibt, sollten auch Sie Ihre hilfreichen Arbeitsanweisungen in einer Form bereitstellen, die von den Mitarbeitenden schnell gefunden wird.

Lesen Sie auch den folgenden Beitrag:
> QM-Handbuch .. für wen?

A bis Z des Qualitätsmanagements B = Beauftragte (QMB)

29.03.2021 – Mit der Revision ISO 9001:2015 ist die formelle Anforderungen entfallen, Beauftragte für QM zu ernennen. Tatsächlich haben fast alle Unternehmen noch eine bzw. einen QMB.

Für das „QM-Machen“ stehen eigentlich die Führungskräfte sind in der Pflicht. QM-Beauftragte sollten ihre Führungskräfte zu den jeweils entsprechenden Normanforderungen aufklären und bei der Festlegung von Spielregeln unterstützen.

Darüber hinaus eignen sich QM-Beauftragte oftmals zur Leitung von Verbesserungs- oder Veränderungsprojekten.

Geschäftsführende sollten QM-Beauftragte ernennen, deren Haltung zur eigenen Managementphilosophie passt.

Lesen Sie auch die folgenden Beiträge:
> Der QMB ist tot, es lebe der QMB
> Der QMB, den es nicht gibt.

A bis Z des Qualitätsmanagements C = Checkliste

05.04.2021 – Es ist ein Mythos, das QM-Freunde auch stets Freude an Checklisten hätten. Sie sind genauso gut oder schlecht wie alles andere.

Bei Checklisten muss der Nutzen den Aufwand deutlich übertreffen.

Checklisten sollten regelmäßig auf Sinnhaftigkeit und Möglichkeiten zur Vereinfachung überprüft werden.

Die Erfassung von Daten ist aussagekräftiger als ein Haken hinter einer geschlossen Frage.

Es gilt: Oftmals ist weniger mehr.

A bis Z des Qualitätsmanagements D = Dokumente

11.04.2021 – Es ist erst der 4. Buchstabe des Alphabets und schon wieder ein Dokumentationsthema. Versprochen, das ändert sich nächste Woche. Aber bei D drängt sich das Wort Dokumente förmlich auf.

Die folgende Formulierung aus dem Abschnitt 4.4.2 der ISO 9001:2015 bringt es auf den Punkt: „Die Organisation muss in erforderlichem Umfang dokumentierte Informationen aufrechterhalten, um die Durchführung ihrer Prozesse zu unterstützen.“

Dem ist wenig hinzuzufügen.

Damit Dokumente unterstützend sind, müssen sie auffindbar, aktuell, angemessen im Umfang und in der Sprach Zielgruppe formuliert sein.

Dasa A bis Z des Qualitätsmanagements möge Ihnen gute Impulse liefern.

Das A bis Z des Qualitätsmanagements E wie Eigentum des Kunden

19.04.2021 – Bei vielen Aufträgen erhält man als Lieferant Informationen, die nicht weitergegeben werden sollten. Das müssen nicht immer die neusten Prototypen sein, für die sich die eine Geheimhaltungserklärung lohnt. Es sind auch Informationen zur aktuelle Auftragslage oder Interna, die man durch Gespräche aufschnappt.

Neben Informationen sind auch beigestellte Musterteile, zu verarbeitende Teile und/oder Packmittel mit angemessener Sorgfalt zu behandeln.

Gehen Sie mit Kundeneigentum so um, wie Sie es wiederum von Ihren Lieferanten erwarten würden.

A bis Z des Qualitätsmanagements F = Fehler

26.04.2021 – Statt der Frage: „Wie konnte das nur passieren?“ oder der schlimmeren Variante: „Wer war Schuld?“, sollte die Frage in die Zukunft gerichtet werden.

So könnte die bessere Frage lauten: „Was können wir tun, um ein erneutes Auftreten des Fehlers zu verhindern?“

Es darf auch diskutiert werden, ob Aufwand und Nutzen zur Fehlerprävention in einem gesunden Verhältnis stehen. Kunden fordern gerne Null Fehler, wollen das jedoch nicht immer bezahlen.

A bis Z des Qualitätsmanagements G = Genauigkeit

03.05.2021 – Produktqualität ist nicht das Optimum an technisch möglicher Genauigkeit, sondern vielmehr die Garantie, dass die vom Kunden geforderten Toleranzen sicher eingehalten werden.

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie die Qualität von Herstellungsprozessen bewerten können, lege ich Ihnen mein Videotraining Prozess- und Maschinenfähigkeitsuntersuchung ans Herz.

Dieses finden Sie unter:
www.lev-akademie.de.

A bis Z des Qualitätsmanagements H = Herstellbarkeitsanalyse

10.05.2021 – Darf Ihr Vertrieb Aufträge ohne Rückfragen bestätigen? Es mag Unternehmen geben, in denen das risikofrei möglich ist. Oftmals ist eine bereichsübergreifende Herstellbarkeitszusage (team feasibility) ratsam.

Hierbei können technische, terminliche, rechtliche und finanzielle Aspekte relevant sein. Auch strategische Bewertungen (Branchenrisiken, Abhängigkeiten, Marktpräsenz, …) eine Rolle spielen.

Kunden wissen selten zu 100% was sie wirklich benötigen. Was oftmals negativ wahrgenommen wird, ist eigentlich eine Chance, Kunden mit fachlicher Beratung zu binden.

Das A bis Z des Qualitätsmanagements I = Interessiert Partei

17.05.2021 – Stakeholder sollten nicht mit den Steakhaltern am Grill verwechselt werden 🙂 . Interessierte Parteien im Sinne der ISO 9001 sind Personen, Gruppen, Gremien oder Organisationen, welche die Qualität unserer Organisation positiv oder negativ beeinflussen können.

Die ISO 9001 bringt einen interessanten Dreh in das Thema: Kennen wir die Bedürfnisse unserer interessierten Parteien? Welche Chancen tun sich auf, wenn wir diese Bedürfnisse berücksichtigen?

Es geht hier nicht um Wunschkonzerte oder das blinde erfüllen von Forderungen. Letztlich entscheiden wir als Organisation, inwieweit wir den Bedürfnissen nachkommen.

Hier noch eine passende Podcast Episode zum Thema „Interessierte Parteien“:

Das A bis Z des Qualitätsmanagements J = Jeder ist für QM verantwortlich

24.05.2021 – „QM macht bei uns Frau Meyer, die ist ja schließlich unsere QMB.“

Leider trifft diese Aussage oft den Kern und nicht selten kommt sie von der obersten Leitung.

Führungskräfte sollten lernen, welche Führungsaufgaben im QM-Kontext relevant sind. Hierzu bietet die Lev-Akademie ein kurzweiliges Videotraining an.

www.lev-akadmie.de/iso-9001-fuer-fuehrungskraefte

Und weiter geht’s mit dem A bis Z des Qualitätsmanagements.

Das A bis Z des Qualitätsmanagements K = Kundenzufriedenheit

31.05.2021 – „Würden Sie bitten den Fragebogen zur Kundenzufriedenheit ausfüllen? Den brauchen wir für unsere Zertifizierung.“

Es gibt seltene Fälle, in denen schriftliche Abfragen zur Kundenzufriedenheit sinnvoll sind. In der Regel nerven Sie Ihre Kunden damit. Im schlimmsten Fall wecken Sie sogar schlafende Hunde: „Jetzt wo Sie fragen, Ihre Erreichbarkeit war letzte Woche wirklich schlecht!“.

Es gibt viele Wege, auf denen Sie sich ein Bild über die wahrscheinliche Zufriedenheit Ihrer Kunden machen können (Umsatzentwicklung, Reklamationen, Besuchsberichte, Empfehlungen, …).

Sich keine Gedanken über die Kundenzufriedenheit zu machen, das wäre fahrlässig.

Das A bis Z des Qualitätsmanagements L = Lagerung

07.06.2021 – Wie stellen Sie sicher, dass eingelagerte Rohstoffe, Zwischen- oder Endprodukte bei der Lagerung keine Qualitätsverluste erleiden?

Wie überwachen Sie die erforderlichen Rahmenbedingungen bei der Lagerung (Feuchtigkeit, Staubfreiheit, Temperatur, UV-Strahlung, …)?

Falls gefordert, wird bei der Entnahme auf FIFO (first in, first out) geachtet?

Sind mangelhafte Produkte (Retouren, Reklamationen, interne Fehler) vor versehentlicher Entnahme angemessen geschützt (Sperrlager, Kennzeichnung, Scan, …)?

Geben Sie Ihren Kunden wertvolle Hinweise zur Lagerung (Aufkleber, Anleitungen, FAQs auf Ihrer Website, YouTube-Kanal, …)?

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14.06.2021 – Die ISO 9001 schlägt zahlreiche Themen vor, um die sich „das Management“ kümmern sollte, damit ein Unternehmen seine (Qualitäts-) Ziele erreicht.

Den systematischen Rahmen bildet der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act). Der PDCA-Zyklus braucht einen Antrieb, um in Bewegung zu bleiben. „Das Management“ sollte dieser Antrieb sein, indem Prozesse regelmäßig hinterfragt und Möglichkeiten zur Verbesserung umgesetzt werden.

„Das Management“ kann aus Einzelpersonen oder Teams bestehen. Für eine Einzelperson ist es wahrscheinlich anstrengender, eine Organisation in Bewegung zu halten. Eleganter sind wahrscheinlich Teams, die ein gemeinsames (Sinn-) Ziel anstreben.

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21.06.2021 – Der ISO 9001 haftet der Ruf an, dass im Rahmen von Zertifizierungsprojekten zu viel zu dokumentieren sei. Dabei schlägt die Norm lediglich vor, dass Nachweise in einem Umfang aufbewahrt werden, so dass darauf vertraut werden kann, dass Prozesse wie geplant durchgeführt wurden.

Organisationen bewerten risikobasiert, in welchem Umfang Sie Qualitätsnachweise aufbewahren. Dabei sollten rechtliche Anforderungen, Kundenanforderungen und Anforderungen interessierter Parteien berücksichtigt werden.

Bei Nachweisen, die Sie für den Fall von Reklamationen aufbewahren, sollten Sie dankbar sein, wenn diese Sie im Streitfall entlasten. Schöner ist es natürlich, wenn Sie diese Nachweise niemals benötigen und die ganze Archivierungsarbeit umsonst war.

Hoppla, hier habe ich eine Woche verpasst. Aber keine Sorge, das A bis Z des Qualitätsmanagements wird bis zum Ende durchgezogen, auch wenn mal eine Woche fehlen sollte.

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05.07.2021 – In den ersten Auditchecklisten der 90er Jahre wurde das Organigramm exemplarisch als Nachweis zur personellen Organisation aufgeführt. Heute wissen Zertifizierungsauditor*innen Organigramme zu schätzen, um Abteilungen und Ansprechpartner*innen in ihren Auditplan übertragen zu können.

Woran es in Organisationen hingegen oftmals mangelt, ist das Verständnis für Führungsaufgaben im QM-Kontext. Fragen Sie Ihre Prozessverantwortlichen / Abteilungsleitungen (und sich selbst), wie Ihre Führungskräfte unterjährig zum Erfolg Ihres QM-Systems beitragen sollen.

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12.07.2021 – Insbesondere bei kleineren Organisationen reduziert sich der PDCA-Zyklus auf eine jährliche Auswertung der Fehlerkosten, ein jährliches internes Audit, eine jährliche Managementbewertung und auf einen Maßnahmenplan, der nach dem Zertifizierungsaudit zur Dokument-Leiche wird.

Agile Organisationen machen vor, wie es besser gehen kann: Kurze Iterationen bei völliger Transparenz und Messbarkeit. Das wiederum setzt eine angstfreie Unternehmenskultur mit hoher Kommunikationskompetenz voraus.

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20.07.2021Qualität ist nicht alles, jedoch ist ohne Qualität alles nichts. So formulierte es der Qualitätspapst William Edwards Deming bereits in den 50er Jahren.

Der Volksmund sagt, dass bei Qualität der Kunde und nicht das Produkt zurück kommt.

Wie unterschiedlich Kunden Qualität unterschiedlich wahrnehmen, finden Sie z.B. in Rezensionen auf Plattformen wie zum Beispiel Amazon.de. So kann z.B. Drucker kann brillant drucken, jedoch beim Drucken zu langsam, zu laut, zu stromhungrig oder zu wenig umweltfreundlich verpackt sein. Wieder andere achten auf die Preise für Verbrauchsmaterialien und Langlebigkeit.

Das A bis Z des Qualitätsmanagements endet nicht mit dem Q für Qualität. Weiter geht´s.

R = Risiken und Chancen

27.07.2021 – Der risikobasierte Ansatz beinhaltet ein bewusstes Abwägen von Risiken und Chancen zu erkannten Defiziten.

Neben erkannten Risiken und Chancen aus Fehlern, Reklamationen oder Audits, kann jedes einzelne Normthema zur Ermittlung von Verbesserungspotenzialen genutzt werden.

Insbesondere lädt die ISO 9001 dazu ein, sich mit internen und externen Veränderungen zu beschäftigen. Auch das Interesse für interessierte Parteien kann wertvolle Möglichkeiten offenbaren.

S = Sauberkeit

02.08.2021 – In meiner Ausbildung zum Industriemechaniker habe ich gelernt, wie ein Arbeitsplatz zu verlassen ist. Auch wenn es vor Feierabend genervt hat alles ordentlich wegzuräumen, war ich am nächsten Tag zugegebenermaßen froh, direkt loslegen zu können.

Grundtugenden der Ordnung und Sauberkeit lernen Mitarbeitende in 5s-Workshops. Mit einer Mischung aus Impulsen, Austausch und Ausprobieren wird die Arbeitsumgebung kontinuierlich optimiert.

Zur Ordnung gehört auch die Ordnung auf den Fileservern der Unternehmen. „Wer Ordnung hält ist zu faul zu suchen“ endet schnell in Frust, Sicherheitskopien und noch mehr Chaos.

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09.08.2021 – Oftmals machen sich Entwickler*innen zu wenig Gedanken über die Notwendigkeit enger Toleranzen. Das mag auch daran liegen, dass in CAD Programmen die automatisch Bemaßung von Zeichnungen genutzt wird.

Auch bei der Machbarkeitsprüfung und Preiskalkulation werden enge Toleranzen selten hinterfragt. Rücksprachen mit jenen Personen, die sich mit Messen und Toleranzen auskennen, finden kaum statt.

Nicht selten führt dies zu ungeplanten Investitionen in zusätzliche Prüftechnologie (höhere Genauigkeit, schnellere Taktung), welche die Marge hoffentlich nicht komplett auffrisst. Alternativ bleibt das Risiko von Kundenreklamationen oder noch schlimmeren Folgen.

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16.08.2021 – Fast alle Mitarbeitenden kennen Methoden zur Ermittlung von Fehlerursachen. Ishikawa, 5-why und Brainstorming sind wahrscheinlich die bekanntesten Methoden.

Viel zu wenig finden diese Methoden praktische Anwendung. 8d-Berichte werden zu oft durch Einzelpersonen geschrieben und im Meeting reden alle zum Thema Fehlerursachen durcheinander.

Ich wünsche Ihnen den Mut „STOP“ zu rufen und die Kolleg*innen dazu einzuladen, eine passende Methode mit ihnen auszuprobieren. Das ist zwar kein Erfolgsgarant, erhöht jedoch die Erfolgswahrscheinlichkeit.

Das A bis Z des Qualitätsmanagements geht so langsam in den Endspurt …

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22.08.2021 – Alles sagten: „Das ist perfekt so, besser geht es nicht!“ Dann kam einer, der das nicht wusste und machte es einfach besser.

Manchmal ist es witzig: Vor einer Veränderung sträuben sich viele Mitarbeitende gegen die Veränderung. Nach der erfolgreichen Umsetzung will jedoch fast niemand mehr zurück zur alten Lösung.

Die Scheu vor Veränderungen in Unternehmens ist genauso verheerend, wie beispielsweise fehlende politische Entscheidungen zum Klimaschutz oder halbherzige persönliche Entscheidungen zur gesunden Ernährung.

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30.08.2021 – „Warte mal, also die Maschine meine ich. Du weißt nicht was und wie? Vielleicht hilft ein Blick in das Handbuch des Maschinenherstellers. Ach so, das kostet Zeit, Personal und zusätzliches Geld für Ersatzteile. Na dann lass mal die Wartung warten. Wir haben eh aktuell viel zu tun.“

So oder so ähnlich erscheinen einem vielfach die Gedankengänge von Verantwortlichen des Maschinenparks. Und wenn weniger zu tun ist, dann fehlt die finanzielle Sicherheit zur „Investition“ in Wartung.

Es bleibt beim ewigen Kampf zwischen Wartungs- und Reparaturkosten. Was leider oft vergessen wird, sind Ausfallkosten durch ungeplanten Maschinenstillstand und sich einschleichende Qualitätsmängel am Produkt durch Abnutzung und Verschleiß.

Ja, ich gebe zu, dass ich bei den Buchstaben X und Y ein wenig länger überlegen musste, um passende Worte für das A bis Z des Qualitätsmanagements zu finden.

X = Xerogrfie

06.09.2021 – Die Firma Xerox, Erfinder des Kopierverfahrens (Xerografie) hat seine dominante Marktführerschaft ab 1999 verloren. Ähnlich erging es Agfa, dem ehemaligen Marktführer im Bereich der Fotografie.

Es gibt zahlreiche mahnende Beispiele für die ignorierte Notwendigkeit von Veränderungen.

Qualitätsmanagementsysteme können insbesondere bei kleineren, kontinuierlichen Verbesserungen hilfreich sein.

Werden QM-Systeme auch für strategische Entscheidungen genutzt, kann auch die Notwendigkeit für disruptive Veränderungen erkannt und die Umsetzung unterstützt werden.

Beides wird sicherlich nicht stattfinden, wenn nur ein Zertifikat zur Wanddekoration angestrebt wird.

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13.09.2021 – Unterm Strich zählen zwei Ja-Nein-Fragen:

1. Konnten wir alle Kundenanforderung erfüllen?

2. Konnten wir dabei Gewinne erwirtschaften?

Jedoch gibt es auf dem Weg dahin viele Aspekte zu beachten: Erkennen von Risken und Chancen, Verfügbarkeit von Kompetenz und Wissen, Dokumentationsfluss, angemessene Kommunikation, zuverlässige Lieferanten, geeignete Messmittel, … allesamt Themen der ISO 9001.

In einem guten QM-System werden die Themen der ISO 9001 regelmäßig reflektiert, um Verbesserungen zu initiieren. So können auch zukünftig Kunden begeistert und die notwendigen Gewinne erzielt werden.

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20.09.2021 – „So, geschafft. Jetzt können wir endlich wieder normal arbeiten.“ Viele QM-Projekte verharren auch ohne solche Aussagen nach der Zertifizierung im Ruhezustand. Schließlich hängt jetzt die Pappe (das Zertifikat) an der Wand.

Eine teure Wanddekoration! Ein Öl-auf-Leinwand-Bild eines Künstlers wäre optisch ansprechender. Es wird offensichtlich, dass das Zertifikat das eigentliche Projektziel war. Schade.

Die Zertifizierung sollte als Startpunkt gesehen werden, um fortlaufend Prozesse zu hinterfragen, ungeahnte Verbesserungspotenziale zu erkennen und diese Schätze zu bergen.


Das A bis Z des Qualitätsmanagements

Mit dem Z endet das A bis Z des Qualitätsmanagements. Seit dem 22.03.2021 gab es einen wöchentlichen „A bis Z des Qualitätsmanagements“ -Impuls auf meinen Social Media Kanälen:

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Auch zukünftig werde ich dort wöchentliche Beiträge veröffentlichen. Diese erscheinen natürlich auch hier:

QM-Impulse Blog: https://www.qm-impulse.de

Persönliche Impulse

Braucht Ihr QM-System frische Impulse. Unter www.joseph-beratung.de erfahren Sie wo und wie Sie meine Dienstleistungen buchen können. Ich würde mich freuen, weitere Kunden zu begleiten, die mehr als nur die „Pappe an der Wand“ anstreben.

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